封筒とオフィスと私

私は、仕事で多くの会社を営業回りします。１日で数十社と回る場合もあります。その場合に気をつけているというか、実は過去に失敗した事が１つあります。
それは、頂いた封筒を紛失してしまった事です。自社の資料でもかなり失態です。

たしか、自社書類の紛失でも、始末書他の規定があったと思います。それが得意先となったら、もちろん、それではすまされません。
これはまずいと思い、直に得意先に電話したのですが、『○○さん、打ち合わせ室に忘れていきましたよ』との事。

何だか情けないやら、良かったのか。今は、頂いたら、できる限り直ぐに郵送をするようにしています。

私は、仕事柄、１日数百枚の封筒に封をします。

これってけっこう大変な作業なんですよ。
なかなか上司の方も理解してくれませんでしたし、やってみないとわからない作業なのでしょうね。

つい先日、会社内で、簡単にできる改善案を発表する機会があり、部内で、取り扱いのしやすい封筒を発表しました。
その際は、ある封筒を扱う業者さんに相談して、サンプルも作成してもらいました。
けっこう好評で、他の部署での採用する事も決まりました。
もちろん、原価は多少上がりましたが、それ以上に効率が上がり、費用対効果は抜群です。

皆さんも、一度、試す価値はあると思いますよ。

　私の毎日の仕事は、会社のポストから数十通の封筒を持ってきて、封を切る事から始まる。　皆さん、あまり知らないかもしれないが、封筒にも多くの種類があり、基本的なところだと糊付きやテープ付きのもの。
長型、角型、洋型。変わったものだと中身が見えないようになっているもの等があります。

　ちなみに私が、好きな封筒は長型のテープ付きのものです。
それで、できれば厚さがあるタイプのものが良いです。
封を切る際に、切りやすいですし、厚さがあるものであれば、余計な箇所が破れる心配もありません。
皆さんも、封筒を扱う際や購入する際は気をつけてみて下さい。

会社では電気やガス、電話や水道の料金を銀行の口座引き落としにしている場合もありますが、そうではなく毎月請求書が送られてくる場合がありますね。

それから、新聞代もあるでしょうし、別の請求書もきたりします。
そのような請求書は受け取るとすぐに支払う人もいますが、ある程度経ってから、例えば給料を貰ってから支払いを済ませる場合もあります。

このような時に封筒の中に請求書を個別に入れておき、その料金の金額を封筒の表にメモっておくのです。
そうすれば毎月の光熱費の増減などが封筒を見れば分かりますから便利ではないでしょうか。
例えば先月は電気代が高かったのだなどが分かります。

良く郵便の封筒を出す前に封をし忘れることがあります。
これは誰でもが一度は経験するミスではないでしょうか。

特にその封筒に後から追加で別の書類を入れるような場合には
封をしないでおきますから、後から書類を追加で封筒に入れてから
封をするのを忘れたりしがちなものです。

郵送の封筒は必ずポストに投函する前にきちんと封をしたか、
切手を貼ったかを確認するようにしましょう。
投函してしまった後では郵便局はその封筒を返してはくれません。
たとえ投函したポストの前で集配人を待っていて事情を話しても
規則で勝手にポストの中身を差出人であろうとも渡してはくえないようです。

会社の業務が順調に発展するとクライアントの数も増えてくるでしょう。
そして、しばしばクライアントから会社名が印刷されている封筒を受け取るようになります。
その封筒はそのクライアントに仕事で行く時に持って行く分には何ら不都合はありません。

しかし、もし2社以上のクライアントを回るような場合には十分に気をつけたいものです。
別のクライアントが他社の会社名がある封筒を見たりすると不愉快に感じるものです。
クライアントは自社のために一生懸命仕事をしてくれていると思うものなのです。
それが別の同業会社の仕事もしていると分かるとクライアントは嫌な気分になるでしょう。

病院や薬局で薬をもらうと封筒に入れてくれます。
この封筒はそのまま使うようにしましょう。
薬を別の封筒に入れなおしたりすると混乱の原因になります。

そして、この薬が入った封筒の置き場所ですが、できるだけいつでも手が届き、
目にすることができる場所に置くようにしましょう。
うっかり引き出しの中などに入れて仕舞っておくと
薬を飲む時に探さなければならなくなりますし、飲み忘れにもつながりかねません。
お薬が入った封筒は常に身近に置くようにしましょう。
そして、空の封筒もすぐには捨てないでおくと次に薬をもらう時に便利です。

封筒は郵送には欠かすことができませんが、封筒で郵送するのは
何も書類や手紙、チラシやパンフレットには限られていません。
極論すれば現金以外なら何を封筒に入れて送っても良いようです。

しかし、これはあくまでも常識の範囲だと思ってください。
むき出しのナイフなどを封筒に入れて郵送したりするのは止めましょう（まあ、そんなことをする人は居ませんが）。

そして、最近便利に封筒が利用されているのがCDやDVDを封筒で郵送するという方法です。
勿論その時の封筒は内側に保護用のクッションがついていますし、封筒の作りも頑丈になっています。

会社などでは封筒に何枚かのチラシとか薄いパンフレットを入れて郵送したり配布する作業がありますね。
そのような時には封入する事前の準備が肝要です。

まず長めの机に複数枚のチラシなどを、重ねていく順番に並べます。
そして、それを1枚ずつとって重ねていきます。
とりおわったらそれを互い違いにして1ヶ所に置きます。
それからその複数枚のチラシなどを封筒に入れていけば、あっという間にかなりの数の封入ができます。

1枚ずつを封筒に入れていくやりかたは封入間違いの原因になります。
急がば回れではありませんが、事前の準備が封入作業時間を短縮します。

たまには通常の封筒ではそこに入れることが出来ない大きさのものがありますね。例えばイラストなどでハードボードに貼り付けたものはサイズではA3サイズ以上のものがあります。もし、折りたたんでも良いポスターでも通常の封筒には入らないでしょう。そのような場合には同じサイズの封筒を2枚使ってそれをつなぎ合わせることで倍近くのサイズの封筒を作ることができます。注意したいのはこの2枚をつなぎ合わせるのはセロテープではなくてガムテープを使うことです。セロテープでははがれてしまうことがありますがガムテープならその心配はありません。