封筒とオフィスと私

仕事である封筒を使用してから、かなり多くの方に好評を得ています。

それはどんな封筒かといいますと、できる限り封筒へ記載する項目を少なくした封筒です。
記載する項目を少なくした封筒といっても、住所等を記載しない訳ではなく、できる限り記載できる項目は記載してある封筒となります。

例えば、弊社の会社名、住所はもちろんの事、部署ごとに発注をかけていますので、
部署名まで記載しています。送り先に関しても、月に１０枚以上郵送する場合には、そちらに関しても記載をしていますし、見え消しで対応できるところは、できる限り書くようにしています。

封筒屋さんのサービスでやってくれる所が多いので、皆さん、どうでしょうか。

勤続３０年の私が２０年間行っている事があります。

それは、リサイクル封筒を使用しているという事です。
いわゆるエコです。
今でこそかなり、エコが騒がれていますので、社内便等のリサイクル封筒は当たり前でしたが、当時はかなり珍しく、セコイとか変わっているとか色々な意見がありましたが、私のもったいない精神から２０年間続けています。

今は、時代が追いついてきたのか、私が変わっていたのか分かりませんが、ほとんどの会社において、リサイクル封筒を使用していますよね。

先駆者として、ちょっとだけアドバイスですが、封筒は少しだけ厚手のものを使用しましょう。
その分の上乗せ費用はすぐに還元できますよ。

皆さんは、封筒を送る際に、そのサイズを気にした事がありますか。

私は、ある企業で工務関連の仕事をしています。
そういった職業柄、かなりの枚数の封筒を発送します。
なので、１枚１枚の封筒のサイズに関しても、ちょっとだけですが気を使っています。

まず、封筒に定形封筒と定形外封筒があります。
定形封筒に関しては、重さにもよりますが、８０円もしくは９０円にて、送る事が出来ます。
定形外封筒に関しては、それぞれのサイズによって異なります。

ちなみに私は、定形封筒を使用しています。
これに関しては、封筒代及び送料の経費削減を目的としています。

ちなみに、定形封筒とは、長型３号や４号で、一般的に良く見る封筒となります。
定形外封筒とは、角型１号から３号となります。
これらに関しては、各書類がゆったりと入りますので、私のように数多く、送るといった方以外はこちらをお勧めします。

私は、ある会社にて長年、人事関係を担当させてもらっています。

やはりこの仕事をしているとそれぞれのかなりきわどい情報等を扱う機会がとても多くなります。

例えば、給与や昇給、結婚や離婚などです。
個人情報が騒がれる前から、これらの情報に関しては細心の注意を払っています。

パソコンからのデータ流出や社内での会話等に細心の注意を払っているのはもちろんですが、封筒に関しても気を付けています。

皆さんも御存じの方もいるかと思いますが、中身の見えない封筒を使用しています。
そこまで必要がないんじゃないという方もいるかもしれませんが、社内便等は多くの方が目にするものですので、やはり気配りが大切です。

私は、仕事で多くの会社を営業回りします。１日で数十社と回る場合もあります。その場合に気をつけているというか、実は過去に失敗した事が１つあります。
それは、頂いた封筒を紛失してしまった事です。自社の資料でもかなり失態です。

たしか、自社書類の紛失でも、始末書他の規定があったと思います。それが得意先となったら、もちろん、それではすまされません。
これはまずいと思い、直に得意先に電話したのですが、『○○さん、打ち合わせ室に忘れていきましたよ』との事。

何だか情けないやら、良かったのか。今は、頂いたら、できる限り直ぐに郵送をするようにしています。

私は、仕事柄、１日数百枚の封筒に封をします。

これってけっこう大変な作業なんですよ。
なかなか上司の方も理解してくれませんでしたし、やってみないとわからない作業なのでしょうね。

つい先日、会社内で、簡単にできる改善案を発表する機会があり、部内で、取り扱いのしやすい封筒を発表しました。
その際は、ある封筒を扱う業者さんに相談して、サンプルも作成してもらいました。
けっこう好評で、他の部署での採用する事も決まりました。
もちろん、原価は多少上がりましたが、それ以上に効率が上がり、費用対効果は抜群です。

皆さんも、一度、試す価値はあると思いますよ。

　私の毎日の仕事は、会社のポストから数十通の封筒を持ってきて、封を切る事から始まる。　皆さん、あまり知らないかもしれないが、封筒にも多くの種類があり、基本的なところだと糊付きやテープ付きのもの。
長型、角型、洋型。変わったものだと中身が見えないようになっているもの等があります。

　ちなみに私が、好きな封筒は長型のテープ付きのものです。
それで、できれば厚さがあるタイプのものが良いです。
封を切る際に、切りやすいですし、厚さがあるものであれば、余計な箇所が破れる心配もありません。
皆さんも、封筒を扱う際や購入する際は気をつけてみて下さい。

会社では電気やガス、電話や水道の料金を銀行の口座引き落としにしている場合もありますが、そうではなく毎月請求書が送られてくる場合がありますね。

それから、新聞代もあるでしょうし、別の請求書もきたりします。
そのような請求書は受け取るとすぐに支払う人もいますが、ある程度経ってから、例えば給料を貰ってから支払いを済ませる場合もあります。

このような時に封筒の中に請求書を個別に入れておき、その料金の金額を封筒の表にメモっておくのです。
そうすれば毎月の光熱費の増減などが封筒を見れば分かりますから便利ではないでしょうか。
例えば先月は電気代が高かったのだなどが分かります。

良く郵便の封筒を出す前に封をし忘れることがあります。
これは誰でもが一度は経験するミスではないでしょうか。

特にその封筒に後から追加で別の書類を入れるような場合には
封をしないでおきますから、後から書類を追加で封筒に入れてから
封をするのを忘れたりしがちなものです。

郵送の封筒は必ずポストに投函する前にきちんと封をしたか、
切手を貼ったかを確認するようにしましょう。
投函してしまった後では郵便局はその封筒を返してはくれません。
たとえ投函したポストの前で集配人を待っていて事情を話しても
規則で勝手にポストの中身を差出人であろうとも渡してはくえないようです。

会社の業務が順調に発展するとクライアントの数も増えてくるでしょう。
そして、しばしばクライアントから会社名が印刷されている封筒を受け取るようになります。
その封筒はそのクライアントに仕事で行く時に持って行く分には何ら不都合はありません。

しかし、もし2社以上のクライアントを回るような場合には十分に気をつけたいものです。
別のクライアントが他社の会社名がある封筒を見たりすると不愉快に感じるものです。
クライアントは自社のために一生懸命仕事をしてくれていると思うものなのです。
それが別の同業会社の仕事もしていると分かるとクライアントは嫌な気分になるでしょう。